Política de Privacidad de Welkom

Tratamiento de datos personales en México y Argentina

Responsable: CAPACITADORA MB
Sitio y servicio: https://www.welkomia.com/ y la plataforma WELKOM
Versión vigente: 1.1 desde el 5 de septiembre de 2026

Esta Política explica cómo CAPACITADORA MB recopila, usa, conserva, comparte y protege datos personales cuando una persona visita welkomia.com, solicita una demostración, contrata el servicio o utiliza la plataforma Welkom. También distingue el tratamiento que Welkom realiza para sus propios fines del que ejecuta por instrucciones de restaurantes, hoteles y otros clientes empresariales.

1. Identidad y alcance

CAPACITADORA MB opera WELKOM, un software de gestión con funciones de inteligencia artificial para restaurantes, hoteles y otros negocios de hospitalidad. Para los datos de visitantes, prospectos, contactos comerciales, administradores de cuenta y usuarios de la plataforma, CAPACITADORA MB determina normalmente los fines y medios del tratamiento y actúa como responsable.

Cuando un cliente empresarial incorpora a la plataforma datos de sus comensales, huéspedes, proveedores, personal u otros terceros, ese cliente determina para qué y cómo se usan dichos datos. En ese caso, el cliente es el responsable y CAPACITADORA MB actúa como encargada o prestadora de servicios de tratamiento, conforme al contrato y a las instrucciones documentadas del cliente.

Esta Política se aplica al sitio web, las aplicaciones, paneles, módulos, asistentes de IA, comunicaciones comerciales, soporte e integraciones ofrecidas bajo la marca Welkom. No regula sitios, sistemas o servicios de terceros que mantienen sus propias políticas.

Para México, este documento constituye el aviso de privacidad integral de CAPACITADORA MB respecto de los tratamientos en los que actúa como responsable.

2. Datos que podemos tratar

2.1 Datos obtenidos directamente

Datos de identificación y contacto, como nombre, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono, país y dirección comercial.
Datos de cuenta, como credenciales cifradas o tokens de autenticación, roles, permisos, sucursales, preferencias e historial de actividad.
Datos de contratación y facturación, como plan, moneda, situación fiscal, comprobantes, historial de cobros y referencias de pago. Los datos completos de tarjeta suelen ser tratados directamente por el proveedor de pagos y no por Welkom.
Datos de soporte y comunicaciones, como solicitudes, mensajes, grabaciones autorizadas de reuniones o llamadas, archivos adjuntos y respuestas a encuestas.
Datos técnicos y de uso, como dirección IP, navegador, dispositivo, identificadores, zona horaria, registros de acceso, eventos dentro del producto, fallos y señales de seguridad.
Preferencias de marketing y consentimiento para comunicaciones o tecnologías de seguimiento.

2.2 Contenido incorporado por clientes

Según los módulos contratados y la configuración del cliente, la plataforma puede alojar o procesar:

Reservas, check in, mesas, comandas, pedidos, delivery, facturas, ventas, caja, inventario, proveedores y métricas del negocio.
Datos de huéspedes y comensales, como nombre, teléfono, correo, dirección de entrega, historial de reservas o compras, preferencias y comunicaciones.
Datos de usuarios del personal, turnos, roles, actividad operativa y otros registros que el cliente decida cargar.
Texto, voz transcrita, imágenes, instrucciones y respuestas procesadas por asistentes o automatizaciones de inteligencia artificial.
Información financiera o patrimonial y datos sensibles únicamente cuando sean necesarios para una función habilitada y exista una base jurídica válida. El cliente debe evitar cargar datos sensibles que no sean indispensables.

2.3 Datos inferidos o derivados

Welkom puede generar indicadores operativos, alertas, proyecciones, clasificaciones, patrones de uso y recomendaciones a partir de la información disponible. Estos resultados pueden ser inexactos o incompletos y no sustituyen la revisión humana.

3. Fuentes de los datos

Obtenemos datos de la persona titular; de su empleador o la organización que administra su cuenta; de clientes empresariales que usan Welkom; de integraciones autorizadas; de proveedores de pago, identidad, comunicaciones y analítica; de fuentes públicas lícitas; y de la interacción con el sitio o la plataforma.

4. Finalidades del tratamiento

4.1 Finalidades necesarias

Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y aplicar permisos.
Prestar, configurar, mantener, proteger y dar soporte a Welkom y sus integraciones.
Procesar reservas, pedidos, inventario, caja, reportes, automatizaciones y demás funciones solicitadas por el cliente.
Generar respuestas, predicciones y recomendaciones mediante funciones de inteligencia artificial configuradas por el cliente.
Facturar, cobrar, prevenir fraude, gestionar incumplimientos y cumplir obligaciones contables, fiscales y legales.
Detectar incidentes, abuso, accesos no autorizados, errores y amenazas; investigar y conservar evidencia.
Responder consultas, solicitudes de derechos, reclamos y requerimientos de autoridades competentes.
Mantener registros internos, auditar el uso y hacer valer contratos y derechos de CAPACITADORA MB o de terceros.

4.2 Finalidades adicionales

Enviar novedades, invitaciones, promociones y encuestas cuando la ley permita hacerlo o exista consentimiento.
Analizar el uso, medir campañas y personalizar contenidos o demostraciones.
Mejorar productos y desarrollar nuevas funciones con datos agregados o disociados que razonablemente no identifiquen a una persona.
Entrenar, evaluar y proteger modelos o sistemas de IA con datos disociados o agregados. Welkom no usará contenido identificable del cliente para entrenar modelos de propósito general sin autorización contractual o consentimiento cuando este sea exigible.

La persona titular puede oponerse a las finalidades adicionales o retirar su consentimiento escribiendo a admin@welkomia.com. La negativa no afectará las funciones necesarias para prestar un servicio ya contratado, salvo que el dato sea indispensable para esa prestación.

5. Bases jurídicas

Según el país, la relación y el tipo de dato, CAPACITADORA MB trata datos para ejecutar o preparar un contrato; cumplir obligaciones legales; atender intereses legítimos vinculados con seguridad, soporte, mejora, prevención de fraude y gestión empresarial; proteger derechos; o con el consentimiento de la persona titular. Cuando la ley mexicana exija consentimiento expreso para datos financieros, patrimoniales o sensibles, Welkom o el cliente responsable deberán obtenerlo, salvo una excepción legal.

6. Inteligencia artificial y decisiones

Las funciones de IA pueden analizar datos operativos y generar sugerencias sobre inventario, atención, reservas, pedidos, ventas u otros procesos. Los resultados dependen de la calidad de la información y pueden contener errores. El cliente debe revisar las salidas antes de adoptar decisiones con efectos relevantes sobre una persona.

Welkom no pretende adoptar por sí sola decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos sobre huéspedes, comensales o trabajadores. Si un cliente configura una automatización con esos efectos, deberá informar a las personas, habilitar revisión humana y cumplir las obligaciones aplicables. CAPACITADORA MB podrá limitar o suspender una automatización que presente riesgos jurídicos, de seguridad o para terceros.

7. Cookies y tecnologías similares

El sitio y la plataforma pueden usar cookies, almacenamiento local, píxeles y tecnologías equivalentes para mantener sesiones, recordar preferencias, proteger cuentas, medir rendimiento, analizar navegación y, con consentimiento cuando corresponda, medir campañas. Las cookies estrictamente necesarias no pueden desactivarse desde el gestor de consentimiento porque son esenciales para prestar el servicio.

La persona puede modificar sus preferencias en el aviso o panel de cookies disponible en el sitio y también desde su navegador. Bloquear determinadas tecnologías puede impedir el inicio de sesión o afectar algunas funciones. Cuando se habiliten tecnologías analíticas o publicitarias, sus proveedores podrán tratar identificadores y datos técnicos conforme a sus propias políticas.

8. Destinatarios y encargados

CAPACITADORA MB puede permitir acceso limitado a datos a las siguientes categorías de destinatarios, únicamente cuando sea necesario:

Proveedores de infraestructura en la nube, alojamiento, respaldos, seguridad, autenticación, mensajería, soporte, analítica, IA y monitoreo.
Proveedores de pago y facturación, como el procesador mostrado al contratar, para gestionar cobros, comprobantes y prevención de fraude.
Integraciones y aplicaciones que el cliente active o autorice.
Asesores profesionales, auditores, aseguradoras y contratistas sujetos a confidencialidad.
Autoridades, tribunales o terceros cuando exista obligación jurídica, orden válida o necesidad razonable de proteger derechos, seguridad o integridad.
Adquirentes, inversionistas o sucesores potenciales en una reorganización, financiación, fusión o venta, bajo medidas de confidencialidad y continuidad de protección.

CAPACITADORA MB exige a los encargados obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad, uso limitado y supresión o devolución. Una lista actualizada de categorías de proveedores y países de procesamiento puede solicitarse por correo electrónico.

9. Transferencias internacionales

Welkom puede procesar datos desde México, Argentina y otros países en los que operen sus proveedores. Esos países pueden tener reglas distintas. CAPACITADORA MB aplica medidas contractuales, técnicas y organizativas destinadas a mantener un nivel de protección compatible con la ley aplicable.

Para datos sujetos a la legislación argentina, las transferencias a países no reconocidos como adecuados se apoyarán, según corresponda, en consentimiento válido, una excepción legal, cláusulas contractuales modelo aprobadas u otro mecanismo admitido por la Agencia de Acceso a la Información Pública. Para datos sujetos a la legislación mexicana, se comunicará el aviso de privacidad al tercero receptor y se obtendrá el consentimiento cuando la ley no contemple una excepción.

Cuando la legislación mexicana permita consentimiento tácito, la puesta a disposición de esta Política y la ausencia de oposición constituirán aceptación de las transferencias descritas que requieran consentimiento. CAPACITADORA MB solicitará consentimiento expreso cuando el tipo de dato o la finalidad así lo exija.

10. Conservación y eliminación

Conservamos los datos durante la relación contractual y después por el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, resolver disputas, hacer valer acuerdos, prevenir fraude y mantener respaldos. Los plazos dependen del tipo de registro, la configuración del cliente y los términos fiscales, comerciales o de prescripción aplicables.

Los registros de cuenta y contratación se conservan mientras la cuenta esté activa y durante el plazo legal posterior aplicable.
Los registros de seguridad y soporte se conservan durante periodos razonables según el riesgo y la necesidad de investigación.
El contenido del cliente se conserva durante la suscripción y se elimina o disocia después de la terminación conforme al contrato, salvo obligación legal, litigio, instrucción del cliente o ciclos de respaldo.
Los datos agregados o disociados que ya no permitan identificar razonablemente a una persona pueden conservarse sin límite para estadísticas, seguridad y mejora.

La eliminación en respaldos puede completarse de forma diferida según ciclos seguros de rotación. Durante ese periodo, los datos permanecerán aislados y no se restaurarán salvo necesidad de continuidad, seguridad o cumplimiento.

11. Seguridad y respuesta ante incidentes

CAPACITADORA MB aplica medidas administrativas, técnicas y físicas razonables según la naturaleza de los datos y los riesgos, incluidos controles de acceso, cifrado en tránsito, registro de actividad, respaldos y medidas de continuidad. Ningún sistema es completamente seguro y CAPACITADORA MB no puede garantizar que todo acceso no autorizado sea imposible.

Si una vulneración afecta de forma significativa los derechos de las personas, CAPACITADORA MB notificará al responsable empresarial y, cuando actúe como responsable directo, a las personas o autoridades conforme a la ley. El cliente deberá mantener información de contacto actualizada y colaborar en la investigación y mitigación.

12. Derechos de las personas

12.1 Solicitudes generales

La persona titular puede escribir a admin@welkomia.com e indicar su nombre, datos de contacto, relación con Welkom, derecho que desea ejercer y datos involucrados. CAPACITADORA MB podrá solicitar información razonable para verificar identidad y representación. Si Welkom trata los datos únicamente por cuenta de un cliente, remitirá la solicitud a ese cliente o le ayudará a responder.

12.2 México

Las personas pueden ejercer gratuitamente sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como revocar el consentimiento y limitar el uso o divulgación. CAPACITADORA MB comunicará su determinación dentro del plazo legal, actualmente hasta veinte días hábiles desde la recepción de una solicitud completa, y, si procede, la hará efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes. Los plazos pueden ampliarse una vez cuando la ley lo permita.

La cancelación puede quedar sujeta a bloqueo o no proceder cuando exista una obligación legal, contractual, de defensa o conservación. Si la respuesta no satisface a la persona titular, podrá acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno o a la autoridad que legalmente la sustituya.

12.3 Argentina

Las personas pueden solicitar información, acceso, rectificación, actualización y supresión. El acceso será respondido dentro de diez días corridos y las solicitudes procedentes de rectificación, actualización o supresión dentro de cinco días hábiles, conforme a la Ley 25.326. La supresión puede no proceder cuando exista deber legal de conservar o cuando afecte derechos de terceros.

La Agencia de Acceso a la Información Pública, órgano de control de la Ley 25.326, recibe denuncias y reclamos. Las personas también pueden promover la acción de hábeas data. La información oficial está disponible en https://www.argentina.gob.ar/aaip/datospersonales.

13. Comunicaciones comerciales

La persona puede dejar de recibir mensajes promocionales mediante el enlace de baja o escribiendo a admin@welkomia.com. Aun después de la baja, Welkom puede enviar avisos transaccionales, de seguridad, facturación, soporte o cambios contractuales necesarios. Las preferencias pueden tardar un tiempo razonable en aplicarse en todos los sistemas.

14. Menores de edad

Welkom está dirigido a empresas y a personas con capacidad para contratar o autorizadas por una organización. CAPACITADORA MB no solicita deliberadamente datos de menores para crear cuentas. Los clientes que carguen datos de menores como huéspedes, comensales o beneficiarios deben contar con la autorización o base jurídica correspondiente y limitar el tratamiento a lo necesario.

15. Obligaciones de los clientes empresariales

Cada cliente es responsable de la licitud, exactitud y minimización de los datos que incorpora; de informar a huéspedes, comensales, trabajadores y demás personas; de obtener consentimientos cuando correspondan; de gestionar solicitudes de derechos; de configurar accesos; y de no usar Welkom para decisiones prohibidas o discriminatorias. El cliente no debe instruir a CAPACITADORA MB a infringir la ley.

CAPACITADORA MB podrá rechazar una instrucción, restringir una función o suspender el tratamiento cuando razonablemente considere que existe una infracción, riesgo de seguridad o afectación grave a terceros. Esta facultad no convierte a CAPACITADORA MB en responsable de las decisiones comerciales del cliente.

16. Cambios a esta Política

CAPACITADORA MB puede actualizar esta Política para reflejar cambios en el servicio, proveedores, prácticas o normas. La versión vigente se publicará en el sitio con su fecha de entrada en vigor. Cuando un cambio sea material, se dará aviso razonable mediante el sitio, la plataforma o el correo asociado a la cuenta. Si la ley exige consentimiento, el cambio no se aplicará a la finalidad correspondiente hasta obtenerlo.

17. Copyright y uso de esta Política

© 2026 CAPACITADORA MB. Todos los derechos reservados. El texto, estructura, selección, organización, redacción y presentación de esta Política, así como el sitio, identidad visual y demás materiales de Welkom, están protegidos por derechos de autor y demás normas de propiedad intelectual. Su publicación permite únicamente consultarla para conocer las prácticas de privacidad de Welkom.

No se concede licencia para copiar, adaptar, traducir, republicar, distribuir, comercializar, extraer sistemáticamente, utilizar como plantilla ni crear obras derivadas de esta Política o de materiales de Welkom. Ningún uso del sitio o de esta Política transfiere derechos sobre marcas, software, patentes, diseños, documentación, secretos comerciales u otros activos de CAPACITADORA MB. Las reproducciones exigidas por ley o necesarias para ejercer derechos se limitan estrictamente a ese propósito.

18. Legislación aplicable

Esta Política se interpreta de acuerdo con las normas de protección de datos aplicables a cada tratamiento, incluida la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares de México y la Ley 25.326 de Argentina, junto con sus reglamentos y disposiciones complementarias. Nada en esta Política limita derechos irrenunciables.

Datos de contacto

CAPACITADORA MB, titular y operadora de WELKOM

Blvd. Pedro María Anaya 1787, int. 16, Col. Chapultepec, Culiacán, Sinaloa, C.P. 80040, México

Correo electrónico: admin@welkomia.com

Sitio web: https://www.welkomia.com/